導入事例RecoPick®

機密文書管理

機密文書利用者の利便性を確保しつつ、更なるセキュリティ強化および管理業務の効率化を実現しました。

AGC 旭硝子株式会社様

機密保持の観点から印刷物を電子化してサーバに保管する企業が増えている一方で、サーバ管理と並行して紙ベースでの管理を継続する企業も数多くあります。

AGC 旭硝子様でも、利用者の利便性を重視した紙での運用を続けていますが、「レコピック」導入により、機密文書の保管状況をリアルタイムで把握するシステムを構築したことで半期毎に行われていた棚卸作業を廃止されました。

導入による効果

導入前

  • 半期に1度、管理部門メンバー2~3人が10日程かけて棚卸を実施。
  • 棚卸の際に未返却の機密文書があった場合、約1ヶ月かけて捜索。

導入後

  • 機密文書約6,000冊の最新の在庫管理状況を3分毎に更新します。
  • 棚卸作業が不要に。
  • 未返却文書の発生がゼロに。
  • 全機密文書ごとの閲覧回数の把握が可能に。
  • 利用者のセキュリティ意識が向上。

お客様の声

エンジニアリングセンター
タスクフォースグループ
グループリーダー
渡辺 逸郎氏

棚管理システムとしてはHF帯のICタグを利用したRFIDシステムが一般的ですが、導入コストが高いこと、機密文書が棚の中で倒れてしまうと読み込めなくなるなどの技術的問題によって検討から外れました。それに対して「レコピック」は数千単位の大量のICタグを高速かつ安定して読み込めることが魅力でした。

導入当初のテスト期間中、配置間隔が近い書棚で数千冊の文書を管理するため、電波干渉などの問題が発生しました。しかしながら、テイジンさんの迅速な対応や当社のニーズを積極的に受け入れてくれる体制により、スピーディに問題を解決でき、「レコピック」の読み取り率は現状100%をキープしています。

管理者がリアルタイムで機密文書の保管状況を確認できるため、半期に一度行っていた棚卸の必要がなくなりました。また、カードIDとの連携効果も大きく文書が棚に戻されていないケースが発生した際も利用者の特定が容易であるため、以前のように捜索に1ヶ月かかるということもなくなり、非常に助かっています。

データ読取り機で、文書の所在確認、貸出記録、返却記録を読み取ります。文書にはICタグが付いていて、棚にはRecopick®の棚アンテナシートが敷いてあります。 パソコンでの遠隔管理が可能。無届けで30分以上書棚から機密文書がない状態が続くとアラームが鳴る。

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